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C3 - Beneficiário
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C3 - Beneficiário
A prestação de contas de um projeto é o processo de relatar e justificar a utilização dos recursos financeiros e materiais utilizados durante a execução do projeto. Isso inclui a apresentação de documentos, como relatórios financeiros, comprovantes de despesas e resultados alcançados. O objetivo é garantir transparência, responsabilidade e conformidade com as normas estabelecidas, além de fornecer informações sobre o impacto e a eficácia do projeto.

Monitoramento e Avaliação dos Projetos pelo FUNBIO

O FUNBIO realizará o acompanhamento da execução dos projetos por meio da análise das prestações de contas, dos relatórios técnicos, das planilhas de acompanhamento mensal e, eventualmente, monitoramento in loco para a verificação e acompanhamento do andamento dos projetos. Portanto, toda documentação deve estar sempre disponível e organizada para conferência.
Relatório de Resultados do Projeto
É por meio desse relatório (Anexo A1) que o FUNBIO tem acesso à avaliação semestral feita pela Instituição Responsável pelo Projeto. Ele deve ser enviado semestralmente por e-mailao FUNBIO, aos cuidados da Gerência do Programa, em até 10 dias úteis após o término do períodode abrangência do relatório. O prazo para análise pelo FUNBIO é de até 20 dias após o recebimento do relatório, quando será enviada resposta aprovando ou solicitando esclarecimentos ou ajustes. As atividades realizadas devem ser bem explicadas. Resultados e, se necessário, os métodos, também devem ser descritos de forma detalhada, para que seja possível o entendimento por qualquer ator envolvido na execução do Projeto. Atrasos e alterações no cronograma de execução e as justificativas correspondentes também devem constar no relatório, bem como atualizações no planejamento de quaisquer atividades. Os relatórios técnicos deverão incluir 26 registros fotográficos das atividades realizadas. Todos os produtos gerados no período, como produtos de consultorias, produções de comunicação, entre outros, deverão ser anexados ao Relatório.

Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro

Este relatório equivale à prestação de contas do subprojeto e é elaborado no sistema Cérebro a partir do lançamento das despesas e saldos bancários, além da inclusão dos comprovantes fiscais e demais documentos referentes aos gastos realizados no período.
A inserção de informações sobre os gastos e suas respectivas documentações deve ser feita mensalmente no sistema, sendo a prestação de contas enviada para aprovação somente ao alcançar a execução de 70% (setenta por cento) do valor desembolsado somado ao saldo do desembolso anterior, ou seja, do valor não prestado conta (sem considerar o valor do rendimento).
O Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro (Prestação de Contas) deve ser enviado ao FUNBIO em até 10 dias úteis após o término do seu período de abrangência.
De toda forma, fica ressalvado o direito de o FUNBIO requisitar a prestação de contas em qualquer tempo, mediante requerimento prévio de 10 (dez) dias úteis.
Assim como para o Relatório de Resultados do Projeto, o prazo para análise pelo FUNBIO é de até 20 dias após o recebimento do relatório, quando será enviada resposta aprovando ou solicitando esclarecimentos ou ajustes.
O Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro deverá ser elaborado em regime de caixa, ou seja, devem ser lançadas somente aquelas despesas que tiverem seus pagamentos efetivados dentro do período da prestação de contas.
Toda a movimentação na conta deve ser discriminada no Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro e deve estar respaldada pela devida documentação.
Durante o cadastro dos comprovantes de despesas no Sistema Cérebro, devem ser observadas as seguintes normas:
a) A utilização dos recursos exclusivamente para as finalidades estabelecidas no Projeto e no Plano de Trabalho aprovados. Despesas não previstas devem ser justificadas pela Responsável pelo Projeto e autorizadas previamente pelo FUNBIO, por meio de remanejamento de insumos no Sistema Cérebro.
b) O respeito ao período de vigência do contrato para realizar os pagamentos de despesas relacionadas ao projeto.
c) O cumprimento dos prazos estabelecidos para pagamentos de serviços e aquisições sem multas e sem juros.
d) A utilização de recursos respaldada por documentação adequada às práticas contábeis usuais e mantida arquivada por período mínimo de cinco anos após o término do projeto.
e) A observação da legislação trabalhista na contratação de pessoas dedicadas ao projeto. Relações de trabalho que tenham habitualidade, subordinação, pessoalidade e onerosidade devem ter contrato com base na Consolidação das Leis do Trabalho, não podendo ser contratadas por prestação de serviços ou consultorias.
Os arquivos com as documentações deverão ser enviados com indicações que permitam identificar seu respectivo lançamento no Sistema Cérebro, sendo ideal o lançamento cronológico das despesas.
No caso da utilização de saques para manutenção de recursos em caixa para fins de custeio de pequenas despesas, se faz necessário o envio do detalhamento demonstrando sua utilização e respectivo saldo.
A cada Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro deverão ser encaminhadas ao FUNBIO cópias dos seguintes documentos:
• Extrato da conta corrente;
• Extrato da aplicação financeira;
• Documentação comprobatória das despesas do subprojeto (ressalta-se que DANFEs não são comprovantes fiscais, sendo necessário enviar a Autorização de Uso emitida no site da Receita Federal);
• Contratos de prestação de serviços e/ou de concessão de bolsas;
• Relação contendo as informações de todos os contratos firmados;
• Documentação comprobatória da contrapartida, quando cabível;
• Documentos referentes aos processos de compras e contratações;
• Planilha com resumo dos pagamentos de folha (pessoal, impostos e benefícios);
• Sempre que houver doação ou cessão de bens e serviços a comunidades deve ser encaminhada uma declaração de recebimento em que conste a identificação do signatário, incluindo a comunidade que representa e o contrato de financiamento a que pertence (contrato de apoio firmado com o FUNBIO).
O preenchimento da Prestação de Contas no sistema Cérebro deve seguir as seguintes orientações:
a. Data inicial - no caso de 1ª prestação de contas, deve-se considerar a data de depósito do primeiro desembolso. Para as demais prestações deve-se obedecer a data subsequente à data final do relatório de acompanhamento físico-financeiro anterior, que é gerada automaticamente pelo sistema.
b. Data final – deve ser o último dia do mês em que o subprojeto tiver atingido a execução dos 70% dos recursos disponíveis ou a data de finalização do projeto, no caso de a última parcela de recursos prevista já ter sido desembolsada. quando atingir a execução de, pelo menos, 70% do saldo disponível/saldo não prestado contas. A prestação de contas deve ser fechada com mês completo, para que assim possa ser contabilizada a posição real da conta bancária.
c. Rendimento – campo destinado à informação do rendimento líquido da aplicação financeira apurado no período abrangido pelo relatório. d. Depósito no período – deve ser apresentado nesse campo apenas a informação relativa ao último desembolso de recursos. e. Taxas bancárias – devem ser consideradas as tarifas bancárias incidentes de serviços de manutenção de conta ou de serviços adicionais (DOC, TED, etc.).
f. Cheques emitidos e não compensados – o campo deve ser utilizado somente para aquelas despesas pagas com chequem que não foram compensados pelo banco dentro do período da prestação de contas.
g. Saldo bancário – deve ser apresentada neste campo a soma do saldo da conta corrente com o da aplicação financeira na data final de abrangência do relatório.
Para o lançamento das despesas, deve-se considerar:
• Tipo de documento que for enviado para fins de comprovação da despesa.
• Identificação numérica apresentada na documentação comprobatória enviada.
• Fornecedor (beneficiário do pagamento).
• Forma de pagamento.
• Data do efetivo pagamento, em conformidade com o apresentado no extrato da conta corrente, mas podendo ser utilizada a data de emissão do comprovante fiscal da despesa.
• Valor real da despesa.
• Insumo previsto no plano de trabalho.
O quadro abaixo indica os documentos de comprovação de despesa para cada tipo de despesa.
Forma de comprovação para cada tipo de despesa/despesa elegível
TIPO DE DESPESA
FORMA DE COMPROVACAO
1
Diárias - Despesas com hospedagem, transporte e alimentação em atividades relacionadas ao Projeto que demandem deslocamentos
A comprovação deve ser feita por meio de recibo (anexo A4), contendo o nome do beneficiário, período, quantidade de diária(s), objetivo da viagem, valores unitários e o total, juntamente com o comprovante de pagamento.
2
Adiantamento de viagem - Despesas de viagens, porém mediante a prestação de contas por parte dos colaboradores e sendo assim, plausível de reembolso ou devolução.
Notas e cupons fiscais e comprovante de depósito ao beneficiário.
3
Passagens - Aquisição de passagens aéreas, terrestres ou fluviais.
Comprovantes de embarque (e-ticket) e fatura da agência de viagem ou confirmação de compra pela empresa
4
Bens - Equipamentos e materiais nacionais e/ou importados duráveis destinados às atividades-fim do projeto, como mobiliário, maquinário, veículos, embarcações e equipamentos.
Nota fiscal, cupom fiscal ou fatura com a identificação do equipamento adquirido. Caso não esteja descrito, a instituição deve identificar o item. Para itens importados devem ser enviados contrato de câmbio, invoice ou nota fiscal com a identificação do item adquirido, como também as guias de recolhimentos dos impostos incidentes. Se a aquisição não estiver descrita, é necessária a identificação por parte da instituição.
5
Materiais de uso e consumo - Itens nacionais ou importados utilizados como insumos na execução do projeto, como: material de escritório, material de construção, combustível, fotocópias, embalagens, manutenção de equipamentos de informática, de veículos e de infraestrutura.
- Nacional: Para comprovar as despesas, devem ser enviados nota fiscal, cupom fiscal ou fatura com a identificação do equipamento adquirido. Caso não esteja descrito, é necessária a identificação do equipamento pela instituição. - Importado: Para comprovar despesas nessa rubrica, devem ser enviados contrato de câmbio e invoice ou Nota Fiscal com a identificação do equipamento adquirido. Se a aquisição não estiver descrita, é necessária a identificação por parte da instituição.
6
Despesas Administrativas Aluguel, luz, telefone, água, taxas bancárias, não podendo ultrapassar o limite estabelecido na Chamada de Projetos
Nota Fiscal, Cupom Fiscal ou Fatura.
7
Serviços e Consultorias PJ Consultorias, assistência técnica (inclui extensão rural), serviços de assessoria jurídica e contábil, serviços em geral.
Nota fiscal, encargos incidentes e suas guias de recolhimento. Nos casos em que os prestadores do serviço forem enquadrados em algum regime especial de tributação como o Simples Nacional ou forem beneficiados por alguma isenção, juntamente com o comprovante fiscal deve ser enviada uma declaração apresentando tais informações devidamente assinada pelo fornecedor. Devem ser observados os encargos incidentes e o envio das guias de recolhimento.
8
Serviços e Consultorias PF Serviços contratados através de profissionais autônomos sem vínculo empregatício com a instituição proponente ao projeto.
Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), acompanhado das guias de recolhimento dos encargos incidentes e os seus respectivos comprovantes de pagamento. Não há necessidade de emissão de Nota Fiscal junto à prefeitura.
9
Remuneração de equipe, encargos trabalhistas e benefícios Salários, encargos, benefícios e custos com rescisão contratual.
Contracheques, guias de recolhimento de impostos e encargos (DARF, GPS e GRF) e de faturas ou notas fiscais no caso dos benefícios. No caso do recolhimento ou pagamento de encargos, benefícios e outras faturas por meio de um único documento, deve ser encaminhando ao FUNBIO um detalhamento apresentando os valores pertencentes aos colaboradores ativos ao projeto relacionando com o total apresentado na guia de recolhimento. É possível prestar contas utilizando um único insumo para salários e encargos, porém, o lançamento de cada tipo de despesa deve ser feito separadamente.
10
Pagamento de bolsistas
Devem ser comprovados com o recibo da operação. Em caso de pagamento realizado via transferência bancária, basta o comprovante de dessa operação, mas, se for em dinheiro, é necessária a assinatura do bolsista.
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Contrapartida
As despesas de contrapartida, quando existentes no projeto, devem ser comprovadas assim como as despesas dos desembolsos realizados pelo FUNBIO, ou seja, por meio de documentações fiscais.
Configuram exceção casos em que não haja o comprovante fiscal do serviço e/ou do equipamento (quando se faz uso de contrapartida não financeira por exemplo. Nesses casos, a comprovação pode ser realizada por meio de declaração apresentada no Anexo A5, que deve conter: nome do projeto, nome do serviço e/ou equipamento, número da atividade a qual pertence, período da utilização, valor unitário, quantidade e valor total, devidamente assinada pelo(a) coordenador(a) do subprojeto.

Relatório Final

Ao término do subprojeto, a Instituição Responsável pelo Projeto deve encaminhar ao FUNBIO o Relatório Final de atividades (Anexo A2) no qual deve-se informar:
a. O grau de alcance dos objetivos e resultados, com base nos indicadores estabelecidos;
b. As principais questões surgidas durante a execução do projeto, bem como as soluções encontradas para resolvê-las;
c. As principais lições e contribuições do trabalho desenvolvido no campo da conservação, uso sustentável da biodiversidade e redução do desmatamento, bem como no tema específico da chamada que originou o projeto;
d. As perspectivas futuras, tendo em vista a continuidade e/ou a ampliação das ações inicialmente apoiadas pelo FUNBIO;
e. O resumo financeiro do projeto.
O Relatório Final deve ser apresentado ao FUNBIO até 30 dias após a finalização do projeto.
A análise e o retorno do FUNBIO solicitando ajustes ocorrem em até 30 dias após o recebimento do relatório e da prestação de contas.
A formalização do encerramento será por meio da celebração de um Termo de Encerramento de Projeto

Produtos gerados pelo projeto

São considerados produtos gerados pelo projeto todos os relatórios, folders, cartazes, vídeos etc. previstos no projeto. Deste modo, recomenda-se que exemplares sejam doados ao Centro de Documentação do FUNBIO por ocasião das visitas de monitoramento ou no envio dos Relatórios de Resultados do Projeto Semestrais e Final.

Documentação e arquivo

A Instituição Responsável pelo Projeto deverá arquivar os documentos necessários à verificação dos processos por um período de cinco anos após o término do projeto ou pelo prazo exigido pela legislação vigente aplicável a cada situação, o que for maior.
Sempre que solicitado, deverão estar disponíveis para auditoria os originais dos seguintes documentos:
• Contrato;
• Projeto;
• Plano de Trabalho;
• Relatórios de acompanhamento;
• Dossiê contendo o processo das contratações: TdRs, currículos, pedidos de proposta, pedidos de compra, orçamentos, processos de seleção, instrumentos contratuais e aditivos;
• Documentos fiscais e contábeis do projeto;
• Produtos gerados pelo projeto;



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