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1ªVersão - FCamello: Despesas do Projeto
📁 Despesas do Projeto – Regras e Cuidados
🧾 1. Emissão em Nome da Instituição
Todas as despesas devem estar emitidas em nome e CNPJ da instituição executora.
📅 2. Dentro do Período da Prestação de Contas
As datas dos documentos devem estar dentro do período analisado na prestação de contas.
📑 3. Documentação Obrigatória
As despesas devem ser sempre comprovadas com documentos válidos, como:
• Notas fiscais
• Recibos de serviços prestados por pessoa física ✍️
• Recibos de diárias e deslocamentos 🧳
• Contra-cheques e guias de encargos trabalhistas
📎 Todos os documentos devem vir acompanhados dos comprovantes bancários de pagamento.
📌 4. Alinhamento ao Plano de Trabalho
As despesas precisam estar de acordo com o Plano de Trabalho e o Orçamento Aprovado, respeitando os itens elegíveis de apoio definidos pelo projeto.
🛍️ 5. Pagamento com Nota Fiscal
Todas as despesas devem ser pagas mediante apresentação de nota fiscal, e a instituição precisa validar as informações do documento, conferindo:
✔️ Serviço contratado ou item adquirido
✔️ Valor, quantidade e especificação correta
🛒 Exceção: compras online que não geram nota fiscal só serão aceitas se houver autorização prévia da Gerência.
⚠️ Atenção nos serviços contratados!
Verifique se o CNAE (atividade econômica) da empresa prestadora de serviço está de acordo com o serviço executado.
❗Se não estiver, a instituição deve entrar em contato com o fornecedor para ajuste — caso contrário, a despesa pode ser considerada incompatível com as regras contratuais.
📦 6. Alocação Correta dos Gastos
Cada despesa deve ser registrada no insumo correspondente:
• Para materiais: no item que representa o que foi adquirido
• Para pessoas: conforme cargo, função ou tipo de serviço previsto no projeto
🔄 6. Despesas Rateadas – Como Comprovar
Quando houver despesas compartilhadas entre o projeto e outras fontes de financiamento, é obrigatório apresentar um detalhamento adicional, contendo:
📌 1. Critério de rateio utilizado
➡️ Explicação clara sobre como foi feita a divisão dos custos (ex: proporcional ao tempo de uso, número de participantes, área ocupada, etc.).
📌 2. Valor total da despesa
💰 Informar o valor integral do bem ou serviço contratado.
📌 3. Parcela atribuída ao projeto
🧾 Especificar qual parte do valor foi alocada ao projeto e está sendo apresentada para reembolso ou comprovação.
📌 4. Documentação de suporte
📑 Anexar a nota fiscal ou recibo, além dos comprovantes de pagamento e planilha demonstrando o cálculo do rateio.
📌 5. Justificativa da necessidade
📝 Explicar por que a despesa foi compartilhada e como ela se relaciona com as atividades do projeto.
⚖️ 7. Encargos, Juros e Outras Restrições
📌 Encargos Trabalhistas
Mesmo que não esteja previsto o pagamento de encargos trabalhistas com recursos do projeto, a instituição executora deve comprovar a regularidade fiscal relacionada a esses encargos (INSS, FGTS, IRRF etc.), sempre que houver contratação de pessoal.
🚫 O que não pode ser pago com recursos do projeto:
❌ Juros, multas ou correções monetárias
❌ Valores provisionados (ou seja, ainda não pagos no período da prestação de contas)
💡 Apenas despesas efetivamente pagas, dentro do período e com comprovação completa, são consideradas válidas para a prestação de contas.
🔁 8. Despesas Não Previstas – Solicite Autorização
📌 Se surgir a necessidade de realizar despesas que não estão previstas no orçamento, a instituição deve:
1️⃣ Solicitar autorização prévia da Gerência
2️⃣ Ajustar o orçamento por meio de remanejamento entre itens, quando necessário
🚫 Importante:
Se o gasto for feito sem a aprovação da Gerência, existe risco de glosa (não aceitação da despesa) e necessidade de devolução do valor à conta do projeto 💸.
🛑 Por isso, sempre busque alinhar antes de executar despesas fora do previsto.
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