C3 - Beneficiário

Projetos Aprovados

Ajustes de projeto

Rascunho:

Desembolsos

O FUNBIO faz desembolsos para a conta especial do projeto de acordo com o cronograma físico-financeiro do projeto e o cronograma de execução física aprovados.

O primeiro desembolso será depositado conforme o volume de recursos planejado para o primeiro semestre do projeto, de acordo com o plano de trabalho aprovado.

Para os desembolsos subsequentes, o FUNBIO fará os depósitos após análise e aprovação do Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro, com execução de, pelo menos, 70% (setenta por cento) do saldo disponível/saldo não prestado conta.

Membros da equipe do Financeiro do FUNBIO também terão acesso à Conta Especial do Projeto ao longo de toda a sua execução, porém apenas para consulta.

A liberação do acesso para consulta online à equipe do FUNBIO é feita pela Instituição Responsável pelo Projeto e é condicionante ao depósito do primeiro desembolso.

Os desembolsos de recursos poderão ser suspensos quando ocorrer:

a) Realização de despesas não previstas no Plano de Trabalho, sem justificativa e sem aprovação prévia do FUNBIO;

b) Prestação de contas atrasadas, incompletas ou sem os documentos requeridos;

c) Não envio de Relatórios de resultados;

d) Prestação de contas não aprovadas pelo FUNBIO;

e) Movimentação da conta especial do projeto em desacordo com o regulamento da seleção ou não expressamente autorizada pelo FUNBIO;

f) Procedimentos de aquisições, contratações e pagamentos em desacordo com o regulamento da seleção .

Uso dos Recursos

A Instituição Responsável pelo Projeto deve necessariamente pagar as despesas do projeto mediante a obtenção de documentos fiscais válidos (notas fiscais, faturas, cupons fiscais ou recibos), indicando o nome da instituição ou do projeto e contabilizando conforme as normas vigentes.

As principais normas a serem observadas são:

a. A utilização dos recursos exclusivamente para as finalidades estabelecidas no Projeto e no Plano de Trabalho aprovados. Despesas não previstas devem ser autorizadas previamente pelo FUNBIO e justificadas pela Instituição Responsável pelo Projeto.

b. O respeito ao período de vigência do contrato para realizar os pagamentos de despesas relacionadas ao projeto. Pagamentos efetuados fora da vigência do contrato não serão aceitos.

c. O cumprimento dos prazos estabelecidos para pagamentos de serviços, aquisições ou outras despesas, sendo vedado o pagamento de multas e juros.

d. A utilização de recursos respaldada por documentação adequada às práticas contábeis usuais e mantida arquivada por período mínimo de cinco anos após o término do projeto (ou maior, se a legislação exigir).

e. A observação da legislação trabalhista na contratação de pessoas dedicadas ao projeto. Relações de trabalho que tenham habitualidade, subordinação, pessoalidade e onerosidade devem ter contrato com base na Consolidação das Leis do Trabalho.

Uso dos recursos advindos de Rendimentos Financeiros

Os recursos obtidos a partir de aplicação financeira deverão ser utilizados para cobertura das tarifas bancárias no decorrer do projeto. Havendo um excedente após o pagamento de todas as tarifas bancárias, os recursos poderão ser utilizados nas atividades do projeto.

Dois meses antes do término do projeto, a Instituição Responsável deve encaminhar o valor apurado dos rendimentos desde o início do Projeto até este momento já descontado o total de tarifas bancárias ocorridas, assim como o valor previsto de tarifas para os dois últimos meses do Projeto.

Com o valor apurado, a Instituição Responsável pelo Projeto deverá encaminhar uma proposta de utilização do valor disponível para a Equipe do Financeiro do FUNBIO e Gerência validarem e aprovarem, respectivamente.

Solicitação de Remanejamentos e Alterações

Remanejamentos de recursos entre insumos dentro de uma mesma atividade do subprojeto deverão ser solicitados diretamente via sistema Cérebro.

É fundamental que a Executora descreva no pedido de remanejamento uma justificativa robusta da necessidade da solicitação.

Alterações que envolvam criação de novos insumos ou remanejamentos entre Atividades ou Objetivos Específicos diferentes deverão conter uma justificativa que explique se a retirada do recurso impactará o atingimento dos resultados previstos.

A equipe da Gerência do Projeto do FUNBIO avaliará a pertinência da solicitação e, caso necessário, entrará em contato com a Executora para esclarecimento de dúvidas.

Todas as solicitações devem ser encaminhadas e aprovadas antes do comprometimento e efetivação do gasto.

Despesas elegíveis de apoio

São consideradas despesas elegíveis para serem executadas com recursos do projeto, desde que em conformidade com os requisitos da respectiva chamada de projetos:

a. Diárias: Diárias para cobertura de gastos com viagem de pessoas envolvidas diretamente na execução do projeto (inclui alimentação, hospedagem e deslocamento); diárias devem ter um mesmo valor fixado para todos os envolvidos no projeto, sem diferenciação por cargo ou função.

b. Passagens: nacionais aéreas, bem como nacionais terrestres e fluviais para a realização de atividades do projeto.

c. Alimentação: Refeições e compras de produtos alimentícios.

d. Bens: mobiliário, maquinário, veículos, embarcações e equipamentos. Aquisição de veículos é permitida somente para veículos novos.

e. Custos recorrentes, tais como: material de escritório, insumos (sementes, fertilizantes, etc), material de construção, fotocópias, embalagens, manutenção de equipamentos de informática, de veículos e de infraestrutura.

f. Combustível.

g. Serviços de terceiros (pessoa física e/ou jurídica, desde que observada a legislação civil e trabalhista): consultorias, assistência técnica, aluguel de embarcações ou veículos com as 13 devidas medidas de segurança e seguros, mão de obra local, serviços em geral ou serviços técnicos.

h. Salários, encargos e benefícios previstos na legislação trabalhista da equipe diretamente ligada ao projeto contratados via CLT, desde que tais valores sejam proporcionais ao tempo de trabalho efetivo dedicado ao projeto, correspondam à qualificação técnica necessária para a sua execução, e sejam compatíveis com o valor de mercado da região onde atua, não podendo ser superiores ao teto do poder executivo.

Os custos relativos à rescisão contratual poderão ser previstos na proposta. No entanto, somente na ocorrência da rescisão trabalhista dentro da vigência do contrato e referente ao período em que o contratado esteve vinculado ao projeto é que poderá ocorrer o pagamento pela conta do projeto.

Não poderão ocorrer pagamentos na conta do projeto a título de quaisquer provisões, uma vez que o FUNBIO trabalha com regime de caixa, aceitando apenas as despesas efetivamente realizadas dentro da vigência do contrato.

É de inteira responsabilidade da instituição proponente/executora garantir o cumprimento da legislação trabalhista de qualquer contratação realizada no âmbito do projeto. O FUNBIO está eximido de qualquer responsabilidade trabalhista decorrente dessas contratações.

As contratações de equipe deverão levar em consideração o pagamento igualitário entre os diferentes gêneros, as condições adequadas de trabalho e o uso adequado de equipamento de proteção individual e coletiva.

i. Obras:

1. Pequenas obras e reformas que sejam realizadas em Terras Indígenas beneficiadas pelos projetos, desde que se enquadrem na Instrução Normativa IBAMA nº 15, de 18 de maio de 2018 (que dispõe sobre as atividades ou empreendimentos de iniciativa dos povos indígenas em suas próprias terras não sujeitos ao licenciamento ambiental);

2. Realização de obras e reformas, desde que comprovada a propriedade do imóvel com a respectiva concordância do(s) proprietário(s), no caso de propriedades privadas (certidão atualizada de ônus reais e autorização assinada pelo proprietário(s) ou documento comprobatório equivalente); e instrumento jurídico firmado com o órgão público autorizando a execução das referidas obras e reformas, em se tratando de propriedade pública.

Os procedimentos para a realização de obras e reformas, especialmente as que necessitam de projeto básico, devem necessariamente ser iniciadas no primeiro mês após a assinatura de contrato, já que as mesmas devem ser concluídas durante o período do projeto. Todos os gastos do projeto devem seguir os procedimentos informados pelo FUNBIO nos manuais que serão fornecidos às instituições cujas propostas forem selecionadas.

j. Custos administrativos, que incluem: taxas bancárias, aluguel, luz, telefone, água, internet, despesas cartoriais e afins, leasing de máquina para fotocópias.

k. Repasse parceiros: Recurso a ser transferido pela proponente (aglutinadora) às aglutinadas ou parceiras do projeto. Solicita-se que seja apresentada uma memória de cálculo dos recursos a serem transferidos e geridos pela(s) aglutinada(s).

l. Microcrédito : recursos destinados à concessão de financiamentos de pequeno valor, a serem operados por fundos rotativos solidários, cuja operacionalização deverá ser detalhada na proposta e aprovada pelo FUNBIO.

No caso da criação de fundos, poderá ser feita a contratação de uma consultoria especializada para orientar a estruturação do mecanismo.

Despesas inelegíveis

São consideradas despesas inelegíveis:

a. Aquisição de bens imóveis;

b. Pagamento de dívidas;

c. Compra de armas ou munições;

d. Pagamento de impostos, taxas ou qualquer outro tributo que não seja inerente e/ou parte integrante do custeio ou de investimentos realizados pelo projeto;

e.Quaisquer despesas relacionadas a atividades que promovam interesses partidários, eleitorais ou de proselitismo religioso.

f. Pagamento de salários, bolsas de pesquisa, de estudo, técnicas e/ou qualquer outra espécie de remuneração a integrantes da Administração Pública direta ou indireta, à exceção de pagamento a professores de universidades públicas, condicionado aos limites e normas de suas respectivas instituições, que devem ser apresentadas pela proponente;

g.Provisões para futuras rescisões contratuais fora da vigência do contrato entre a Beneficiária e o FUNBIO;

h.Demais despesas que firam as salvaguardas socioambientais.

(NOVA PAGINA)

Monitoramento e Avaliação dos Projetos pelo FUNBIO

O FUNBIO realizará o acompanhamento da execução dos projetos por meio da análise das prestações de contas, dos relatórios técnicos, das planilhas de acompanhamento mensal e, eventualmente, monitoramento in loco para a verificação e acompanhamento do andamento dos projetos. Portanto, toda documentação deve estar sempre disponível e organizada para conferência.

Relatório de Resultados do Projeto

É por meio desse relatório (Anexo A1) que o FUNBIO tem acesso à avaliação semestral feita pela Instituição Responsável pelo Projeto. Ele deve ser enviado semestralmente por e-mailao FUNBIO, aos cuidados da Gerência do Programa, em até 10 dias úteis após o término do períodode abrangência do relatório. O prazo para análise pelo FUNBIO é de até 20 dias após o recebimento do relatório, quando será enviada resposta aprovando ou solicitando esclarecimentos ou ajustes. As atividades realizadas devem ser bem explicadas. Resultados e, se necessário, os métodos, também devem ser descritos de forma detalhada, para que seja possível o entendimento por qualquer ator envolvido na execução do Projeto. Atrasos e alterações no cronograma de execução e as justificativas correspondentes também devem constar no relatório, bem como atualizações no planejamento de quaisquer atividades. Os relatórios técnicos deverão incluir 26 registros fotográficos das atividades realizadas. Todos os produtos gerados no período, como produtos de consultorias, produções de comunicação, entre outros, deverão ser anexados ao Relatório.

Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro

Este relatório equivale à prestação de contas do subprojeto e é elaborado no sistema Cérebro a partir do lançamento das despesas e saldos bancários, além da inclusão dos comprovantes fiscais e demais documentos referentes aos gastos realizados no período.

A inserção de informações sobre os gastos e suas respectivas documentações deve ser feita mensalmente no sistema, sendo a prestação de contas enviada para aprovação somente ao alcançar a execução de 70% (setenta por cento) do valor desembolsado somado ao saldo do desembolso anterior, ou seja, do valor não prestado conta (sem considerar o valor do rendimento).

O Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro (Prestação de Contas) deve ser enviado ao FUNBIO em até 10 dias úteis após o término do seu período de abrangência.

De toda forma, fica ressalvado o direito de o FUNBIO requisitar a prestação de contas em qualquer tempo, mediante requerimento prévio de 10 (dez) dias úteis.

Assim como para o Relatório de Resultados do Projeto, o prazo para análise pelo FUNBIO é de até 20 dias após o recebimento do relatório, quando será enviada resposta aprovando ou solicitando esclarecimentos ou ajustes.

O Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro deverá ser elaborado em regime de caixa, ou seja, devem ser lançadas somente aquelas despesas que tiverem seus pagamentos efetivados dentro do período da prestação de contas.

Toda a movimentação na conta deve ser discriminada no Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro e deve estar respaldada pela devida documentação.

Durante o cadastro dos comprovantes de despesas no Sistema Cérebro, devem ser observadas as seguintes normas:

a) A utilização dos recursos exclusivamente para as finalidades estabelecidas no Projeto e no Plano de Trabalho aprovados. Despesas não previstas devem ser justificadas pela Responsável pelo Projeto e autorizadas previamente pelo FUNBIO, por meio de remanejamento de insumos no Sistema Cérebro.

b) O respeito ao período de vigência do contrato para realizar os pagamentos de despesas relacionadas ao projeto.

c) O cumprimento dos prazos estabelecidos para pagamentos de serviços e aquisições sem multas e sem juros.

d) A utilização de recursos respaldada por documentação adequada às práticas contábeis usuais e mantida arquivada por período mínimo de cinco anos após o término do projeto.

e) A observação da legislação trabalhista na contratação de pessoas dedicadas ao projeto. Relações de trabalho que tenham habitualidade, subordinação, pessoalidade e onerosidade devem ter contrato com base na Consolidação das Leis do Trabalho, não podendo ser contratadas por prestação de serviços ou consultorias.

Os arquivos com as documentações deverão ser enviados com indicações que permitam identificar seu respectivo lançamento no Sistema Cérebro, sendo ideal o lançamento cronológico das despesas.

No caso da utilização de saques para manutenção de recursos em caixa para fins de custeio de pequenas despesas, se faz necessário o envio do detalhamento demonstrando sua utilização e respectivo saldo.

A cada Relatório de Acompanhamento Físico-Financeiro deverão ser encaminhadas ao FUNBIO cópias dos seguintes documentos:

• Extrato da conta corrente;

• Extrato da aplicação financeira;

• Documentação comprobatória das despesas do subprojeto (ressalta-se que DANFEs não são comprovantes fiscais, sendo necessário enviar a Autorização de Uso emitida no site da Receita Federal);

• Contratos de prestação de serviços e/ou de concessão de bolsas;

• Relação contendo as informações de todos os contratos firmados;

• Documentação comprobatória da contrapartida, quando cabível;

• Documentos referentes aos processos de compras e contratações;

• Planilha com resumo dos pagamentos de folha (pessoal, impostos e benefícios);

• Sempre que houver doação ou cessão de bens e serviços a comunidades deve ser encaminhada uma declaração de recebimento em que conste a identificação do signatário, incluindo a comunidade que representa e o contrato de financiamento a que pertence (contrato de apoio firmado com o FUNBIO).

O preenchimento da Prestação de Contas no sistema Cérebro deve seguir as seguintes orientações:

a. Data inicial - no caso de 1ª prestação de contas, deve-se considerar a data de depósito do primeiro desembolso. Para as demais prestações deve-se obedecer a data subsequente à data final do relatório de acompanhamento físico-financeiro anterior, que é gerada automaticamente pelo sistema.

b. Data final – deve ser o último dia do mês em que o subprojeto tiver atingido a execução dos 70% dos recursos disponíveis ou a data de finalização do projeto, no caso de a última parcela de recursos prevista já ter sido desembolsada. quando atingir a execução de, pelo menos, 70% do saldo disponível/saldo não prestado contas. A prestação de contas deve ser fechada com mês completo, para que assim possa ser contabilizada a posição real da conta bancária.

c. Rendimento – campo destinado à informação do rendimento líquido da aplicação financeira apurado no período abrangido pelo relatório. d. Depósito no período – deve ser apresentado nesse campo apenas a informação relativa ao último desembolso de recursos. e. Taxas bancárias – devem ser consideradas as tarifas bancárias incidentes de serviços de manutenção de conta ou de serviços adicionais (DOC, TED, etc.).

f. Cheques emitidos e não compensados – o campo deve ser utilizado somente para aquelas despesas pagas com chequem que não foram compensados pelo banco dentro do período da prestação de contas.

g. Saldo bancário – deve ser apresentada neste campo a soma do saldo da conta corrente com o da aplicação financeira na data final de abrangência do relatório.

Para o lançamento das despesas, deve-se considerar:

• Tipo de documento que for enviado para fins de comprovação da despesa.

• Identificação numérica apresentada na documentação comprobatória enviada.

• Fornecedor (beneficiário do pagamento).

• Forma de pagamento.

• Data do efetivo pagamento, em conformidade com o apresentado no extrato da conta corrente, mas podendo ser utilizada a data de emissão do comprovante fiscal da despesa.

• Valor real da despesa.

• Insumo previsto no plano de trabalho.

O quadro abaixo indica os documentos de comprovação de despesa para cada tipo de despesa.

Forma de comprovação para cada tipo de despesa/despesa elegível

Forma de comprovação para cada tipo de despesa/despesa elegível

TIPO DE DESPESA

FORMA DE COMPROVACAO

Diárias - Despesas com hospedagem, transporte e alimentação em atividades relacionadas ao Projeto que demandem deslocamentos

A comprovação deve ser feita por meio de recibo (anexo A4), contendo o nome do beneficiário, período, quantidade de diária(s), objetivo da viagem, valores unitários e o total, juntamente com o comprovante de pagamento.

Adiantamento de viagem - Despesas de viagens, porém mediante a prestação de contas por parte dos colaboradores e sendo assim, plausível de reembolso ou devolução.

Notas e cupons fiscais e comprovante de depósito ao beneficiário.

Passagens - Aquisição de passagens aéreas, terrestres ou fluviais.

Comprovantes de embarque (e-ticket) e fatura da agência de viagem ou confirmação de compra pela empresa

Bens - Equipamentos e materiais nacionais e/ou importados duráveis destinados às atividades-fim do projeto, como mobiliário, maquinário, veículos, embarcações e equipamentos.

Nota fiscal, cupom fiscal ou fatura com a identificação do equipamento adquirido. Caso não esteja descrito, a instituição deve identificar o item. Para itens importados devem ser enviados contrato de câmbio, invoice ou nota fiscal com a identificação do item adquirido, como também as guias de recolhimentos dos impostos incidentes. Se a aquisição não estiver descrita, é necessária a identificação por parte da instituição.

Materiais de uso e consumo - Itens nacionais ou importados utilizados como insumos na execução do projeto, como: material de escritório, material de construção, combustível, fotocópias, embalagens, manutenção de equipamentos de informática, de veículos e de infraestrutura.

- Nacional: Para comprovar as despesas, devem ser enviados nota fiscal, cupom fiscal ou fatura com a identificação do equipamento adquirido. Caso não esteja descrito, é necessária a identificação do equipamento pela instituição. - Importado: Para comprovar despesas nessa rubrica, devem ser enviados contrato de câmbio e invoice ou Nota Fiscal com a identificação do equipamento adquirido. Se a aquisição não estiver descrita, é necessária a identificação por parte da instituição.

Despesas Administrativas Aluguel, luz, telefone, água, taxas bancárias, não podendo ultrapassar o limite estabelecido na Chamada de Projetos

Nota Fiscal, Cupom Fiscal ou Fatura.

Serviços e Consultorias PJ Consultorias, assistência técnica (inclui extensão rural), serviços de assessoria jurídica e contábil, serviços em geral.

Nota fiscal, encargos incidentes e suas guias de recolhimento. Nos casos em que os prestadores do serviço forem enquadrados em algum regime especial de tributação como o Simples Nacional ou forem beneficiados por alguma isenção, juntamente com o comprovante fiscal deve ser enviada uma declaração apresentando tais informações devidamente assinada pelo fornecedor. Devem ser observados os encargos incidentes e o envio das guias de recolhimento.

Serviços e Consultorias PF Serviços contratados através de profissionais autônomos sem vínculo empregatício com a instituição proponente ao projeto.

Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), acompanhado das guias de recolhimento dos encargos incidentes e os seus respectivos comprovantes de pagamento. Não há necessidade de emissão de Nota Fiscal junto à prefeitura.

Remuneração de equipe, encargos trabalhistas e benefícios Salários, encargos, benefícios e custos com rescisão contratual.

Contracheques, guias de recolhimento de impostos e encargos (DARF, GPS e GRF) e de faturas ou notas fiscais no caso dos benefícios. No caso do recolhimento ou pagamento de encargos, benefícios e outras faturas por meio de um único documento, deve ser encaminhando ao FUNBIO um detalhamento apresentando os valores pertencentes aos colaboradores ativos ao projeto relacionando com o total apresentado na guia de recolhimento. É possível prestar contas utilizando um único insumo para salários e encargos, porém, o lançamento de cada tipo de despesa deve ser feito separadamente.

Pagamento de bolsistas

Devem ser comprovados com o recibo da operação. Em caso de pagamento realizado via transferência bancária, basta o comprovante de dessa operação, mas, se for em dinheiro, é necessária a assinatura do bolsista.

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Contrapartida

As despesas de contrapartida, quando existentes no projeto, devem ser comprovadas assim como as despesas dos desembolsos realizados pelo FUNBIO, ou seja, por meio de documentações fiscais.

Configuram exceção casos em que não haja o comprovante fiscal do serviço e/ou do equipamento (quando se faz uso de contrapartida não financeira por exemplo. Nesses casos, a comprovação pode ser realizada por meio de declaração apresentada no Anexo A5, que deve conter: nome do projeto, nome do serviço e/ou equipamento, número da atividade a qual pertence, período da utilização, valor unitário, quantidade e valor total, devidamente assinada pelo(a) coordenador(a) do subprojeto.

Relatório Final

Ao término do subprojeto, a Instituição Responsável pelo Projeto deve encaminhar ao FUNBIO o Relatório Final de atividades (Anexo A2) no qual deve-se informar:

a. O grau de alcance dos objetivos e resultados, com base nos indicadores estabelecidos;

b. As principais questões surgidas durante a execução do projeto, bem como as soluções encontradas para resolvê-las;

c. As principais lições e contribuições do trabalho desenvolvido no campo da conservação, uso sustentável da biodiversidade e redução do desmatamento, bem como no tema específico da chamada que originou o projeto;

d. As perspectivas futuras, tendo em vista a continuidade e/ou a ampliação das ações inicialmente apoiadas pelo FUNBIO;

e. O resumo financeiro do projeto.

O Relatório Final deve ser apresentado ao FUNBIO até 30 dias após a finalização do projeto.

A análise e o retorno do FUNBIO solicitando ajustes ocorrem em até 30 dias após o recebimento do relatório e da prestação de contas.

A formalização do encerramento será por meio da celebração de um Termo de Encerramento de Projeto

Produtos gerados pelo projeto

São considerados produtos gerados pelo projeto todos os relatórios, folders, cartazes, vídeos etc. previstos no projeto. Deste modo, recomenda-se que exemplares sejam doados ao Centro de Documentação do FUNBIO por ocasião das visitas de monitoramento ou no envio dos Relatórios de Resultados do Projeto Semestrais e Final.

Documentação e arquivo

A Instituição Responsável pelo Projeto deverá arquivar os documentos necessários à verificação dos processos por um período de cinco anos após o término do projeto ou pelo prazo exigido pela legislação vigente aplicável a cada situação, o que for maior.

Sempre que solicitado, deverão estar disponíveis para auditoria os originais dos seguintes documentos:

• Contrato;

• Projeto;

• Plano de Trabalho;

• Relatórios de acompanhamento;

• Dossiê contendo o processo das contratações: TdRs, currículos, pedidos de proposta, pedidos de compra, orçamentos, processos de seleção, instrumentos contratuais e aditivos;

• Documentos fiscais e contábeis do projeto;

• Produtos gerados pelo projeto;

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